Claves para la eficiencia y la continuidad operativa
En un mundo donde la eficiencia y la optimización son esenciales, la planeación de la demanda y la gestión de inventarios se han convertido en herramientas estratégicas Y si nos enfocamos en la industria de la salud, el forecast se vuelve un elemento mucho más imprescindible.
La disponibilidad de insumos médicos, dispositivos y medicamentos es un factor crítico que puede impactar directamente en la calidad de la atención y la seguridad del paciente. Un desabasto puede significar la imposibilidad de realizar un procedimiento quirúrgico o la falta de tratamiento para un paciente en estado crítico.
Planeación de Demanda
La planeación de la demanda implica prever con precisión la cantidad de medicamentos, equipos e insumos médicos que serán necesarios en un periodo determinado. No se trata solo de realizar un cálculo basado en el consumo histórico, sino de anticiparse a tendencias, factores externos y necesidades emergentes.
¿Cómo Planear la Demanda?
Datos históricos de consumo: Analizar registros de utilización de productos en distintos periodos permite identificar patrones de demanda. Es importante segmentar estos datos por especialidad médica, tipo de procedimiento y ubicación geográfica.
Tendencias epidemiológicas: Brotes de enfermedades infecciosas y los cambios estacionales pueden generar una demanda inesperada de insumos médicos específicos. Sobre todo si se trata de temas de pandemia, donde requieres una mayor cantidad de guantes, cubrebocas, ventiladores mecánicos o medicamentos antivirales.
Patrones de compra y reposición: Identificar la frecuencia con la que se requieren ciertos insumos permite establecer ciclos de abastecimiento más eficientes y evitar compras de urgencia que suelen ser más costosas.
Factores externos y normativos: Las regulaciones gubernamentales, restricciones de importación, certificaciones sanitarias y cambios en la cadena de suministro internacional pueden afectar la disponibilidad de ciertos productos.
Tecnología y automatización: Herramientas de análisis predictivo e inteligencia artificial pueden optimizar la precisión del forecast mediante algoritmos que ajustan las proyecciones en tiempo real.
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Forecast: Por Qué es tan Relevante
Los distribuidores de insumos médicos juegan un papel clave en la cadena de suministro de hospitales y clínicas. Un forecast preciso les permite:
- Asegurar un abastecimiento continuo a sus clientes, evitando retrasos en la entrega.
- Mantener un stock balanceado, sin sobrecargar el inventario ni generar quiebres.
- Negociar mejores condiciones con proveedores gracias a pedidos planificados.
- Reducir costos logísticos al optimizar la distribución y el almacenamiento.
Si un distribuidor u hospital maneja productos críticos como marcapasos o dispositivos de ventilación, un error en la planificación de la demanda podría traducirse en consecuencias graves para los pacientes y en una pérdida de confianza.
Consejos para Mejorar tu Gestión de Inventario
Si bien la planeación de la demanda permite prever las necesidades futuras, la gestión de inventarios se encarga de administrar los recursos disponibles de manera eficiente, asegurando que los productos correctos estén en el lugar adecuado y en el momento preciso.
Algunas de las mejores estrategias que puedes implementar en tu almacén u hospital son:
Sistema Just in Time (JIT): Esta metodología busca mantener el menor inventario posible, recibiendo los productos justo en el momento en que serán utilizados. Es ideal para hospitales y clínicas con acceso confiable a distribuidores, pero requiere una planificación de reposición impecable.
Clasificación ABC: No todos los productos tienen el mismo nivel de rotación ni la misma importancia crítica. La clasificación ABC ayuda a priorizar los insumos en tres categorías:
- A: Productos de alto valor y rotación crítica (medicamentos esenciales, dispositivos quirúrgicos).
- B: Insumos de demanda media (equipo de protección personal, material de curación).
- C: Productos de baja rotación o menor impacto financiero (algunos insumos de laboratorio o mobiliario médico).
Punto de reorden y stock de seguridad: Es fundamental definir niveles críticos de stock para cada insumo y establecer un colchón de seguridad para productos de alta prioridad.
Control de caducidad y rotación FEFO (First Expired, First Out): La gestión de inventarios debe garantizar que los productos con fechas de vencimiento más cercanas sean utilizados primero, evitando pérdidas económicas por productos caducados.
Digitalización y trazabilidad: Contar con sistemas de gestión de inventarios que incluyan códigos de barras, RFID o blockchain facilita el seguimiento en tiempo real de cada producto, reduciendo errores humanos y mejorando la eficiencia operativa.
Ideas para Seguir Optimizando tu Forecast
Las herramientas actuales y que cada día van surgiendo te ayudan no solo en tus actividades diarias sino también pueden revolucionar tu hospital. Algunas de los casos de éxitos que puedes tomar en cuenta son:
Hospitales con sistemas de inteligencia artificial han logrado reducir los tiempos de espera en urgencias al prever la cantidad de insumos médicos necesarios por temporada.
Distribuidores de insumos médicos con algoritmos predictivos han ajustado sus volúmenes de compra en función de la demanda proyectada, mejorando sus costos y optimizando la disponibilidad de productos.
Clínicas con modelos de reposición automática han logrado disminuir el desperdicio de medicamentos y mejorar la disponibilidad de tratamientos en áreas de atención primaria.
Qué Debes Superar para una Mejor Planeación, Gestión y Forecast
Si bien el forecast es una herramienta esencial, su implementación en el sector salud enfrenta varios desafíos:
Variabilidad en la demanda: Eventos inesperados pueden alterar las previsiones. Se recomienda el uso de modelos de simulación y análisis de escenarios para mejorar la adaptabilidad.
Falta de integración entre actores del sector: La conexión entre hospitales, distribuidores y fabricantes es clave. Implementar sistemas interoperables permite compartir datos en tiempo real y mejorar la precisión del forecast.
Limitaciones en la cadena de suministro: Problemas de importación o fabricación pueden generar desabasto. Contar con proveedores alternativos y estrategias de abastecimiento diversificadas es crucial.
Fuentes a Consultar
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(S/f). Nih.gov. Recuperado el 27 de febrero de 2025, de https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC3541816/#:~:text=A%20reliable%20health%20forecast%20is,costs%20in%20supplies%20and%20staff
